¿Sabes cómo organizar los documentos en la oficina cuando se trata del formato físico? Muchas empresas, y también trabajadores que se emplean desde casa o son autónomos, necesitan estar almacenando constantemente archivos, documentos y material de oficina. Hoy te ofrecemos algunos consejos sobre cómo organizar un archivo y cuánto tiempo hay que guardar los documentos particulares.

Por qué debes mantener organizados los documentos de tu oficina

Una buena gestión documental y de archivos ofrece múltiples beneficios. Soluciona problemas comunes, como la pérdida de documentos y de tiempo productivo laboral. Con ella, conseguirás ahorrar tiempo, dinero y espacio.

Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización por parte de los trabajadores. Esto va ligado a una mayor eficiencia en el trabajo realizado, pues la búsqueda se realiza de manera más rápida. Esta idea implica tanto la gestión documental física como a la virtual, en documentos en la nube o servidores.

Cuando archivos y documentos están bien tratados y localizados en su parcela correspondiente, se puede además establecer una colaboración más cercana entre los departamentos de una empresa, lo que facilita la comunicación.

Finalmente, un buen sistema de tratamiento de estos archivos es sinónimo de mejor trazabilidad, sabrás hasta cuándo tienes que conservar documentos antiguos y podrás deshacerte de ellos para liberar espacio una vez ya hayan dejado de ser útiles.

Claves para organizar los documentos de una oficina

Una vez conocemos la importancia de organizar documentos, ya sea en la oficina en casa o a nivel de empresa, conviene incidir en consejos para mantener ese buen tratamiento de los archivos. Las siguientes recomendaciones te serán de utilidad para hallar de manera rápida todo aquello que quieres encontrar y necesitas conservar.

Elige bien el sistema de organización

La regla de oro para organizar los documentos es que cuanto menos se toque el papel mejor. De este modo, habrá menos opciones de que se coloque en un lugar inadecuado o se pierda. Esto obliga a elegir un criterio de clasificación. Existen muchos: por cliente, por año o por periodos de tiempo específicos, por categoría (finanzas, asuntos jurídicos) o por tipo de documento (contrato, facturas, informes, planes de ejecución…).

Deberás escoger el que mejor se adapte a tus necesidades, pero teniendo en cuenta que el mejor sistema es el que te ayuda a encontrar los documentos de manera más rápida. A su vez, todos los documentos físicos deben tener su igual en formato digital, siguiendo este mismo esquema.

Organiza área a área

Es posible que en la empresa todos los documentos estén esparcidos en distintos lugares, un armario por aquí, un estante por allá, una caja con informes y dosieres, pilas de papeles con contratos, archivos digitales…

Esto puede resultar abrumador, tanto a nivel de empresa como para un simple empleado que trabaja en casa, o incluso para un estudiante con sus apuntes. La solución a esto pasa por ir espacio a espacio conociendo qué documentos hay, cuáles se deben conservar y seguir algún sistema de clasificación ya citado anteriormente. Por cierto, no olvides mantener el orden y saber que, si tienes que consultar algún archivo, te tocará devolverlo a su lugar tras finalizar el uso.

¿Sabes ya de qué documentos puedes deshacerte?

Cuando un archivo en papel, o digital, ya no te sea útil, no lo mantengas. No siempre se sabe en qué momento vas a tener que consultar ciertos documentos, pero no tengas miedo a liberarte de espacio y estrés.

Los requisitos que determinan esa utilidad a nivel documental pasan por la tipología del archivo. Si se trata de documentos de carácter más personal, o que sirven para fijar alguna fecha, lo mejor es digitalizarlos, que aunque el espacio digital también es limitado, siempre va a suponer menos quebraderos de cabeza.

Alquila un trastero o un minialmacén

Esta es una solución cada vez más habitual entre muchas empresas y emprendedores. En Grupo La Nave, te ofrecemos instalaciones de este tipo que están completamente habilitadas para este uso.

Son espacios totalmente adaptables, con diferentes horquillas de tamaño, y que tienen como ventaja la seguridad total de que los documentos están en perfecto estado. Nuestros espacios son accesibles las 24 horas del día y los 365 días al año, pero solo para los clientes. Las cámaras de vigilancia 24 horas y los sistemas de detección de incendios alertan de posibles intentos de robo o situaciones de peligro.

Mantén el espacio de trabajo totalmente despejado

Este consejo es válido tanto para almacenar documentos físicos como virtuales. En el caso de estos últimos, tu ordenador es tu principal herramienta de trabajo, y el fondo de escritorio es la interfaz que más acostumbras a usar.

Es habitual que se vayan acumulando archivos, carpetas, documentos, programas y apps de manera totalmente descontrolada, lo que acaba restando sensación de orden a ese espacio. Esto ocurre porque no se le encuentra un hueco adecuado en el propio equipo.

Deja en el escritorio solo las carpetas necesarias y guarda en ellas los documentos sueltos, pero siempre siguiendo un orden, un criterio de clasificación bien seleccionado. Este consejo lo puedes trasladar perfectamente a tu espacio físico, de modo que solo tengas sobre la mesa aquello que vayas a utilizar en tu día a día.

El inventario, el documento de los documentos al que no puedes renunciar

La última propuesta para mantener el orden es tener un inventario. Esto supone incluir un documento más, desde luego, pero es muy apropiado para saber, por ejemplo, cuánto tiempo tienes que conservar un documento.

Este punto lo puedes conseguir con una hoja de cálculo o con una base de datos, todo ello en formato digital, en el que tengas anotado el lugar de almacenamiento de los archivos y el criterio de clasificación tanto para los documentos físicos como para los digitales.

Ahora ya sabes cómo organizar documentos en la oficina. No importa si es a nivel empresarial o simplemente en casa, en tu espacio de trabajo. Tampoco importa si son archivos en papel o digitales; el orden y un buen control de clasificación te ayudarán a ser más productivo en tus jornadas laborales.