Si eres autónomo, es importante que sepas cuánto tiempo guardar los documentos de la empresa, porque la legislación impone una serie de obligaciones en esta materia y, de no cumplirlas, se te pueden imponer sanciones.
Cuánto tiempo debemos guardar la documentación de una empresa
Documentos laborales
En un negocio se generan diferentes tipos de documentos y, por tanto, también son diferentes los plazos de conservación. Con respecto a la obligación de conservar documentos laborales, la legislación dispone que los contratos y otra documentación laboral debe guardarse durante un mínimo de tres años, mientras que los documentos relativos a la Seguridad Social se deben conservar cuatro años y la documentación sobre riesgos laborales se debe guardar durante seis.
Por su parte, el Código de Comercio hace referencia a un plazo general de seis años, y la Ley Orgánica 7/2012 recomienda guardar todo este tipo de documentación durante 10 años.
Documentos contables
Los libros de comercio (libros diarios, auditorías, etc.) deben conservarse durante seis años, tal y como dispone el Código de Comercio. Fecha que comienza a contar desde el último asiento realizado en los mismos.
Documentos societarios
Las escrituras de constitución de la sociedad, el libro de registro de actas, y todos los documentos relacionados con la sociedad mercantil, tienen que conservarse durante seis años.
Documentación fiscal y tributaria
La obligación de guardar la documentación de empresas, que está relacionada con temas fiscales y tributarios, se prolonga cuatro años desde la fecha de fin del plazo de presentación voluntaria de cada impuesto.
Aunque cada documentación tiene un plazo legalmente establecido, los expertos aconsejan guardar todos los documentos durante una década.
Cómo debes conservar estos documentos
No solo es importante cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa, también hay que prestar especial atención a cómo y dónde se guardan los documentos. Porque de nada te va a servir conservarlos si, en el momento de necesitarlos, están tan degradados que es igual que no tenerlos.
Hacer una copia digital
A fin de evitar problemas si algún documento llega a perderse o se deteriora, es aconsejable contar siempre con una copia digital de todos y cada uno de los documentos del negocio. Copia que debería almacenarse en un sistema de nube.
Proteger los datos
Todos los documentos que se generan en una empresa contienen datos que constituyen información personal que debe ser debidamente protegida. De ahí la necesidad de conservar la documentación de manera que solo puedan acceder a ella las personas que estén autorizadas.
En lugar de archivadores abiertos, es conveniente usar archivadores con llave. Incluso tener todo el sistema de archivo en una estancia que también esté cerrada con llave.
Conservar la documentación fuera de la oficina
Tener muchos documentos en el lugar de trabajo puede convertirse en un problema. Además, allí están más expuestos a un posible robo. Por eso, cada vez son más los autónomos y empresarios que optan por guardar la documentación de su negocio en un trastero alquilado, como los que ofrecemos en grupolanave.com.
Esto tiene grandes ventajas. La primera de ellas es que no hace falta contar con espacio extra en el lugar de trabajo para almacenar documentación, y la segunda es que así la documentación está toda en un mismo lugar y bien protegida. Porque estos lugares cuentan con sistemas de seguridad de última generación.
Por otro lado, se puede acceder a los trasteros las 24 horas, por lo que la documentación está siempre disponible.
Ahora que ya sabes cuánto tiempo guardar los documentos de la empresa, es hora de buscar la mejor alternativa para su conservación. Con un trastero alquilado, tu información estará siempre bien protegida y a mano cuando la necesites.
