Facturas, contratos de trabajo, garantías de objetos electrónicos, multas… En torno a la actividad diaria de cualquier persona o empresa se generan continuamente documentos de muy variadas naturalezas.
Ante este hecho, muchos se preguntan cuánto tiempo hay que guardar los documentos particulares, qué diferencia existe entre unos y otros en ese sentido y si realmente existen normas para conservar estos papeles o se trata de un “mito”.
Evidentemente, las empresas tienen un protocolo mucho más exigente a la hora de guardar documentación, puesto que tienen que liquidar el IVA trimestral, justificar subvenciones, etc.
¿Pero qué ocurre en el caso de los ciudadanos que no dirigen empresas? Revisamos la obligación de guardar facturas y cómo almacenarlas para tenerlas accesibles y localizadas en caso de ser necesarias.
Por qué debes guardar tus documentos
Lo primero que hay que hacer es acudir a la Ley. En las normativas públicas españolas también se especifica la obligación de conservar facturas para los ciudadanos, a nivel particular, tan solo en algunos casos. En otros solo habrá que actuar con sentido común.
Esto quiere decir que será necesario conocer, de modo general, qué documentos sí están reglados por una norma y cuáles otros solo se conservan por deseo exclusivo del ciudadano.
En resumen, exista o no esa obligatoriedad, la preservación de documentos personales, facturas, declaraciones de la renta, etc. es algo muy interesante casi en la totalidad de las ocasiones.
Especialmente ocurre en el caso de las declaraciones fiscales, la documentación bancaria y la factura por la compra de productos o servicios. Mantener estos “papeles” un tiempo prudencial es una excelente idea de cara a posibles reclamaciones, revisiones de Hacienda o cualquier otro escenario en el que haya que justificar gastos, pago de impuestos, etc.
Herramienta de verificación
La mejor forma de entender la importancia de conservar documentos y facturas es a través de un ejemplo.
Basta con imaginar que se contrata un servicio de reparación para arreglar algo que se ha estropeado en casa. Con el paso del tiempo, el cliente observa que la avería no ha sido bien tratada y quiere reclamar a la empresa y ante organismos de consumo.
Antes de iniciar cualquier acción al respecto, abogados, instituciones públicas y la propia empresa van a solicitar la factura: es el documento en el que se especifica qué trabajo se ha realizado, por quién y hace cuánto tiempo.
En otras palabras, se trata de la prueba de que esta relación laboral se ha llevado a cabo. Sin esa factura, llevar a cabo una reclamación de cualquier tipo se complica considerablemente.
En el caso contrario, la Agencia Tributaria puede llamar a un contribuyente para realizar una inspección sobre sus últimas declaraciones. Tener esta documentación, así como las facturas que se han deducido —llegado el caso— será algo muy útil a la hora de facilitar el trabajo de los inspectores y llevar a buen término la evaluación.
Cuánto tiempo es necesario guardar tus documentos y facturas
Una vez que queda constatada la importancia de preservar todo este papeleo, cabe preguntarse: ¿cuántos años hay que guardar las facturas?
Ante esto no hay una respuesta única, y dependerá del criterio del usuario sobre cualquier otra cosa. El repaso de cada tipología de documentos permitirá establecer un criterio general, seguido por muchos ciudadanos y recomendado por profesionales del derecho:
- Recibos de suministros: la factura de luz, la del agua, el teléfono e Internet… Todos estos servicios se suelen facturar de manera mensual. En este sentido, lo recomendable es guardar al menos la última factura, aunque se recomienda mantener los recibos del último año por si hay que hacer alguna reclamación a largo plazo.
- Seguros: los seguros de hogar, coche o responsabilidad civil suelen firmarse por un periodo de un año. En ese sentido, mantener los recibos y las pólizas a buen recaudo durante ese plazo es lo mínimo que el sentido común dicta.
- Facturas de productos o servicios: en este caso, lo más inteligente es guardar las facturas tanto tiempo como el plazo de la garantía. Ante cualquier problema, junto con la garantía, la empresa siempre va a pedir la factura de compra; no tenerla implica, en muchos casos, no poder beneficiarse de este servicio.
- Justificantes del banco: con la aparición de las aplicaciones móviles bancarias, cada vez se usan menos los justificantes. No obstante, si se dispone de ellos por cualquier motivo, es interesante conservarlos durante un plazo de 3 años.
- Declaraciones de Hacienda: ¿cuánto tiempo hay que guardar la declaración de la renta? La resolución de las declaraciones de Hacienda se debe preservar por cuatro años, que es el plazo medio en el que la Tesorería suele avisar en caso de querer hacer revisiones.
- Multas: aunque lo habitual es que no ocurra, hay casos en los que desde la Administración se reclama una multa que ya ha sido abonada. Si se cuenta con el justificante de abono, esa reclamación queda sin efecto de manera inmediata. Con guardar esta documentación unos 18 meses es más que suficiente.
Cómo almacenar tus documentos
Al saber cuánto tiempo es recomendable guardar los recibos de la luz, multas, contratos, etc., mucha gente descubre que se encuentra con el problema del espacio. ¿Dónde y cómo guardar tanta cantidad de papel para que no sea un estorbo?
Una de las soluciones más inteligentes es la de no invertir espacio doméstico en ello. Cada vez son más las personas que alquilan taquillas, trasteros y minialmacenes de Grupo La Nave en Murcia, Alicante y Castellón para guardar, entre otras cosas, archivadores y carpetas con este tipo de documentos.
Se opte por esta opción o se decida guardar la documentación en casa por algunos años, lo que sí está claro es que hay que apostar por el orden y el control de lo que se tiene para no almacenar las cosas de cualquier manera y por tiempo indefinido.
Usar carpetas o cajas marcadas y diferenciadas es una fórmula perfecta y recomendada por los especialistas para llevar a cabo este trabajo. De este modo se pueden tener juntos todos los contratos y garantías, divididos por meses, para ir eliminando aquellos cuyo plazo ya se ha sobrepasado.
Estos son los principales consejos e información que debe saber todo aquel que se pregunte cuánto tiempo hay que guardar los documentos particulares.
