La gestión de stocks es una actividad que todos los emprendedores con un negocio online u offline tienen que aprender a realizar. Porque una incorrecta administración de las materias primas y/o los bienes terminados y listos para la venta puede dar lugar a problemas económicos y de atención al cliente.

Qué es la gestión de stock

Los niveles de stock en los almacenes deben mantenerse siempre en un punto que sea lo más óptimo posible.

Gestionar el stock es tener un buen manejo de almacenes e inventarios, saber cuántas unidades hay de cada producto. Esto permite saber cuándo ha llegado el momento de aprovisionarse y también cuántas unidades se tienen disponibles para la venta.

La gestión de stocks e inventarios es, en realidad, una actividad bastante amplia que engloba diferentes tareas destinadas a organizar los flujos de materiales en el almacén. Esto incluye la asignación de una ubicación para cada producto, la trazabilidad del inventario (saber dónde están las cosas en cada momento) y hasta la ordenación de la reposición de productos.

Por qué es necesario gestionar adecuadamente tu stock

Los niveles de stock en los almacenes deben mantenerse siempre en un punto que sea lo más eficiente posible.

Si tienes muchos productos y no consigues venderlos, al final te encuentras con que has invertido mucho en aprovisionar o en producir y ahora no puedes vender esos artículos, así que puedes llegar a tener un importante problema económico.

Acumular un exceso de materiales implica que te vas a acabar quedando sin espacio para almacenar. Ante esto tienes dos opciones, o buscas nuevos espacios temporales de almacenamiento hasta que puedas reducir el stock, o adoptas medidas para vender más. Por ejemplo, hacer ofertas que reducirán tu margen de ganancia por cada unidad vendida.

Si tener mucho stock no es bueno, tampoco es recomendable tener poco. Si no dispones de productos no los puedes vender, lo que reduce la rentabilidad. En caso de que no hayas hecho un buen control del stock de inventarios y estés vendiendo productos que, en realidad, no tienes en tu almacén, entonces acabarás teniendo problemas con tus clientes.

Los objetivos que se buscan con una adecuada gestión de stock son tres:

• ajustar el número de productos almacenados al volumen de la demanda; 
• asegurar un buen servicio (conseguir que los artículos lleguen a su destinatario lo antes posible) y 
• contener los costes, porque un exceso de stock inmovilizado puede hacer que los gastos se disparen.

Tipos de stock

Stock activo

También llamado stock normal, es el conjunto de productos con los que se puede hacer frente a la demanda si esta se mantiene estable. Si la demanda no varía y los proveedores hacen a tiempo sus entregas, no será necesario tener acumulada demasiada mercancía en el almacén.

Dentro de este hay varios subtipos:

• Stock máximo: cantidad máxima de un producto que se puede tener almacenada. Cuando se está cerca de alcanzar esta cifra es necesario tomar medidas para reducir la acumulación de ese producto.
• Stock mínimo: es la cantidad mínima de un producto que se puede tener. El problema es que un aprovisionamiento demasiado justo puede dar lugar a una rotura del stock, haciendo que las unidades almacenadas sean insuficientes para poder atender a la demanda.
• Stock sobrante: son unidades de un producto que no se han podido vender o no se han utilizado en el proceso de producción. El stock sobrante se convierte en un problema, puesto que no da beneficios y genera gastos. En estos casos es necesario buscar una salida alternativa para esos productos.
• Stock cero: una de las últimas tendencias en gestión de stock e inventario es el stock cero o just in time, que consiste en tener la cantidad justa de producto que se va a necesitar para producir o para vender. Aunque tiene un cierto riesgo de que se produzca una rotura de stock, también ayuda a reducir costes.

Stock de seguridad

Está formado por una cantidad determinada de artículos que se tienen almacenados para poder hacer frente a circunstancias extraordinarias como un aumento rápido de la demanda o la incapacidad del proveedor para entregar sus productos a tiempo.

A fin de asegurar que esos bienes siempre van a estar ahí, se puede optar por almacenarlos en una ubicación diferente. Una buena opción sería alquilar un minialmacén. No tiene un coste excesivo y garantiza que los artículos siempre van a estar ahí cuando hagan falta. Al no estar en el almacén principal no es posible que alguien los use sin ser consciente de que se trata de productos de reserva.

Manejo de almacenes e inventario

Método FIFO

Busca una rotación óptima del stock y, para ello, saca primero del almacén las primeras mercancías en entrar. Así, los productos que van llegando nuevos se almacenan y al resto se les va dando salida en atención a su orden de llegada.

Método LIFO

Es justo al contrario, la primera unidad que sale del almacén es la última que ha llegado. Es una buena alternativa cuando se trabaja con artículos no perecederos, porque no importa que estén un tiempo almacenados.

Método ABC

Clasifica los productos según su importancia. Los productos A son los que tienen un mayor valor y tienen que estar muy vigilados, solo deberían ocupar un 20 % del stock. Los productos B son aquellos que rotan menos y no requieren tanta vigilancia, ocupan un 30 % del almacén. Los productos C son los que tienen menos rotación y pueden alcanzar hasta un 50 % del inventario.

Método Just in Time

Como señalábamos antes, este método implica tener solo la cantidad justa y necesaria para producir o vender. Aunque es un método que reduce los costes, requiere de una muy buena organización y una gestión estricta.

Método de pedido óptimo

También conocido como modelo de Wilson, aplica una fórmula matemática teniendo en cuenta la demanda anual de la materia prima, el coste del pedido, y el coste de almacenamiento, para determinar qué cantidad de productos hay que tener almacenados.

Método de almacenes distribuidos

En este caso la mercancía se guarda en diferentes ubicaciones, para lo que se suele recurrir al alquiler de minialmacenes. Con este sistema se consigue entregar los productos mucho más rápido, de ahí que sea muy utilizado por las empresas que venden sus productos online.

Además, recurrir al alquiler del espacio para almacenamiento tiene la ventaja añadida de que permite una mayor flexibilidad. Si es necesario que el stock aumente, se puede optar por un minialmacén de mayores dimensiones. Por el contrario, si el stock desciende, se puede buscar un espacio más pequeño. Esta flexibilidad permite a las empresas ahorrar una gran cantidad de costes a la vez que mejoran la gestión del inventario y la atención al cliente.

La gestión de stocks es una actividad compleja que se puede llevar a cabo de muchas maneras. Lo importante es amoldarla lo mejor posible a las necesidades de cada negocio, y asegurarse de contar con suficientes unidades de producto sin que esto suponga un coste excesivo.